เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าเท่าเทียมกันสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นนักธุรกิจ นักเรียน พนักงาน หรือแม้แต่แม่บ้าน แต่สิ่งที่ทำให้แต่ละคนประสบความสำเร็จแตกต่างกันอยู่ที่ การจัดการเวลา อย่างมีประสิทธิภาพ หากแบ่งเวลาไม่ดี วันทั้งวันอาจหมดไปโดยไม่ได้สร้างคุณค่าหรือผลลัพธ์ที่ชัดเจน
เข้าใจธรรมชาติของเวลา
ทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่การใช้เวลาไม่เท่ากันคือสิ่งที่สร้างความแตกต่าง ผู้ที่รู้จักวางแผนจะสามารถใช้เวลาได้คุ้มค่ากว่า ไม่ใช่การทำงานหนักเพียงอย่างเดียว แต่คือการทำสิ่งที่สำคัญให้เสร็จทันเวลาและเหลือเวลาพักผ่อนอย่างเหมาะสม
เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมาย
ก่อนจะจัดตารางเวลา ต้องรู้ก่อนว่าเป้าหมายของวันคืออะไร เช่น งานที่ต้องส่งให้เสร็จ การอ่านหนังสือเพื่อเตรียมสอบ หรือการออกกำลังกาย การกำหนดเป้าหมายชัดเจนจะทำให้รู้ว่าอะไรควรทำก่อนและอะไรสามารถเลื่อนได้
ใช้หลักการจัดลำดับความสำคัญ
หนึ่งในเทคนิคที่นิยมคือ Eisenhower Matrix ที่แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท
- สำคัญและเร่งด่วน ควรทำทันที
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน วางแผนและจัดเวลาไว้
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน พิจารณามอบหมายให้ผู้อื่น
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ตัดออกเพื่อลดการเสียเวลา
วางตารางเวลาอย่างมีระบบ
การแบ่งเวลาไม่ใช่เพียงการเขียนสิ่งที่ต้องทำ แต่ต้องจัดสรรชั่วโมงของวันให้สมดุล เช่น
- เวลาเช้า ใช้กับงานที่ต้องใช้สมาธิและพลังงานสูง
- เวลากลางวัน ใช้กับการประชุมหรือการทำงานร่วมกับผู้อื่น
- เวลาก่อนนอน ใช้ทบทวนสิ่งที่ทำเสร็จและเตรียมแผนสำหรับวันถัดไป
เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เวลา
- ใช้เทคนิค Pomodoro ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที เพื่อรักษาสมาธิ
- จดบันทึกสิ่งที่ทำในแต่ละวัน เพื่อวิเคราะห์ว่าเวลาเสียไปกับอะไร
- จำกัดการใช้โซเชียลมีเดียที่ไม่จำเป็น เพราะเป็นตัวการที่ทำให้เสียเวลาโดยไม่รู้ตัว
- ใช้แอปพลิเคชันช่วยจัดการเวลา เช่น To-Do List หรือปฏิทินดิจิทัล
- รู้จักคำว่า “พอ” เพราะการพักผ่อนที่เพียงพอทำให้การทำงานในวันถัดไปมีคุณภาพมากขึ้น
ตัวอย่างการแบ่งเวลาในหนึ่งวันของคนทำงาน
- 06.00 – 07.00 น. ตื่นนอนและออกกำลังกาย
- 07.00 – 08.00 น. เตรียมตัวและรับประทานอาหารเช้า
- 09.00 – 12.00 น. ทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง เช่น เขียนรายงานหรือวิเคราะห์ข้อมูล
- 12.00 – 13.00 น. รับประทานอาหารกลางวันและพักผ่อน
- 13.00 – 16.00 น. ประชุม ติดต่อประสานงาน และงานร่วมทีม
- 16.00 – 18.00 น. ตรวจสอบความคืบหน้าของงานและสรุปผลประจำวัน
- 19.00 – 21.00 น. ใช้เวลากับครอบครัวหรือเรียนรู้สิ่งใหม่เพิ่มเติม
- 22.00 น. พักผ่อนและเข้านอนเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันใหม่
หลีกเลี่ยงกับดักที่ทำให้เสียเวลา
หลายคนแบ่งเวลาไม่เป็นเพราะมัวแต่ทำงานเล็กๆ ที่ไม่สำคัญ จนไม่มีเวลาสำหรับงานใหญ่ หรือบางครั้งมัวแต่เลื่อนงานออกไปจนกลายเป็นความเครียดสะสม การรู้จักปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็นและโฟกัสกับสิ่งสำคัญคือกุญแจของการจัดการเวลาอย่างแท้จริง
สรุป
การแบ่งเวลาอย่างถูกต้องคือการทำงานที่มีเป้าหมาย จัดลำดับความสำคัญ และรู้จักสมดุลระหว่างงานกับการพักผ่อน ไม่ใช่การทำงานตลอดเวลา แต่คือการใช้ทุกชั่วโมงให้เกิดประโยชน์สูงสุด หากวางแผนได้ดี ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม และรู้จักตัดสิ่งรบกวนออกไป คุณจะสามารถใช้เวลา 24 ชั่วโมงที่มีอยู่เท่ากันให้คุ้มค่า และสร้างผลลัพธ์ที่แตกต่างอย่างชัดเจนในชีวิต
